Ответственность за ведение кассовых операций. Штраф за нарушение кассовой дисциплины. Как осуществляется контроль кассовой дисциплины

Каждая отечественная компания в процессе экономической деятельности вправе осуществлять операции с наличными деньгами, но только при надлежащем оформлении таких расчетов. Если же операции должным образом не оформлены, то на соответствующую компанию может быть наложен штраф за нарушение кассовой дисциплины. С 2017 года ситуация в этом отношении не изменилась.

Общий порядок оформления кассовых операций

Отечественные организации в своей деятельности зачастую используют наличные деньги в случае реализации товаров или услуг населению за наличный расчет, в случае выдачи наличных денег своим работникам или подотчетным лицам, а также в случае сдачи или получения наличных в банке. Указанный перечень вариантов использования наличных денег в хозяйственной деятельности организаций не является исчерпывающим.

Важно учитывать, что порядок реализации товаров или услуг за наличные деньги не идентичен и существенно отличается от порядка оформления кассовых операций компаниями.

Каждая отечественная компания, осуществляющая прием или выдачу наличных денег, обязана иметь кассу, а также должна самостоятельно установить лимит наличных денег на конец дня в кассе. Данное правило прямо проистекает из содержания п. 2 Указания Центрального Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У . Важно помнить, что все наличные деньги сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Если компания производит наличные расчеты, то должна четко знать, что такое кассовая дисциплина. Порядок кассовой дисциплины и правила проведения кассовых операций строго определены российским законодательством.

В этой статье вы прочитаете:

• Что такое кассовая дисциплина на предприятии.
• Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно.
• Каковы основные правила ведения кассовой дисциплины.
• Как осуществляется контроль кассовой дисциплины.
• Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии.
• Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины.

Следовать законодательным нормам обязаны все организации и индивидуальные предприниматели. При несоблюдении порядка кассовой дисциплины виновных лиц привлекают к ответственности.

Лучшая статья месяца

Мы подготовили статью, которая:

✩покажет, как программы слежения помогают защитить компанию от краж;

✩подскажет, чем на самом деле занимаются менеджеры в рабочее время;

✩объяснит, как организовать слежку за сотрудниками, чтобы не нарушить закон.

С помощью предложенных инструментов, Вы сможете контролировать менеджеров без снижения мотивации.

Что значит кассовая дисциплина на предприятии

Те, кто не вел торговую деятельность, зачастую считают, что касса и кассовый аппарат - идентичные друг другу понятия. Но это не так. Чтобы лучше прочувствовать разницу между ними, определим оба термина.

Контрольно-кассовой машиной (ККМ) называют специальное оборудование, необходимое для получения денег от клиентов и заказчиков. Контрольно-кассовых машин в одной организации может быть неограниченное количество. Все определяется тем, сколько нужно аппаратов, чтобы удобно обслуживать клиентов. На каждую ККМ обязательно оформляют отдельную отчетную документацию.

У кассы компании (операционной кассы) назначение иное. Она необходима для проведения всех операций с наличностью, таких как принятие, отдача или хранение денег. Именно в операционную кассу отправляют выручку, полученную любыми путями. Это касается и тех средств, которые поступили через контрольно-кассовую машину.

Из операционной кассы предприятие берет средства на текущие расходы, необходимые для его нормального функционирования. Отсюда же извлекают деньги, которые в дальнейшем передают инкассатору. Инкассатор получает средства и отвозит их в банк. Некоторые организации выделяют для операционных касс отдельные помещения. Другие компании размещают их в сейфах или металлических шкафах, а кто-то и вовсе организует кассы в обычных ящиках письменных столов.

Кассовая дисциплина организации подразумевает четкое документальное сопровождение и верный учет всех операций по кассе. Следовательно, все операции с деньгами нужно подтверждать документально. Иными словами, кассовая дисциплина - это все требования и регламенты в совокупности относительно манипуляций по приему, хранению и выдаче финансовых средств из операционной кассы. Опираться в своей работе бизнесмен должен именно на них.

Кассовая дисциплина - процесс, в рамках которого следует соблюдать определенные условия.

1. Правильно оформлять кассовые документы, точно отражающие все передвижения финансовых средств из операционной кассы.
2. Контролировать ограничение денег в кассе; по завершении работы организации в операционной кассе не должна оставаться сумма, превышающая установленный максимум.
3. Контролировать выдачу финансов на руки работникам предприятия - подотчетным лицам.
4. Регламентировать расчетные операции, проводимые между субъектами бизнеса; каждое из соглашений не должно быть больше 100 тыс. руб.

Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно

Кассовая дисциплина - непременное условие для каждого предприятия. При этом не важно, по какой системе налогообложения работает компания и есть ли у нее ККМ (контрольно-кассовая машина). Существует единственное правило, в соответствии с которым фирма может не располагать ККМ и использовать БСО (бланки строгой отчетности). Но оформление средств, которые проходят через кассу, является обязательной процедурой. Благодаря вступившим в силу нормативно-правовым актам, на основании которых должны работать индивидуальные предприниматели, вести кассовую дисциплину стало намного проще. С 01.06.2015 г. по новым правилам предприниматели не должны непременно оформлять кассовые документы.

Сегодня предприниматели главным образом должны вести финансовую документацию, напрямую связанную с выплатой зарплаты наемным работникам, которые оформлены по трудовому договору. К такой документации относятся:

• расчетно-платежные ведомости;
• платежные ведомости.

На первый взгляд, благодаря нововведениям предпринимательская отрасль должна развиваться более стремительно и успешно. К оформлению финансовых отчетов перестали предъявлять строгие требования, что значительно упростило процесс. Кроме того, индивидуальным предпринимателям не нужно устанавливать лимит остатка по кассе, если общее количество работников в компании не превышает 100 человек, а сумма годовой выручки - 800 млн руб. Но, несмотря на смягчение и упрощение правил к оформлению финансовых документов, количество штрафов за неправильное ведение кассовой дисциплины в 2017 г. не снизилось, а, напротив, увеличилось.

Не все формы бизнеса могут работать по упрощенной кассовой дисциплине. Именно поэтому каждый предприниматель должен знать, как вести кассу. Предположим, оформлять кассовые документы в организации не нужно. Но, если будет соблюдаться кассовая дисциплина, вести бухучет станет проще. Если бизнес перейдет на более высокую ступень, не потребуется кардинально менять процессы документального подтверждения финансовых операций.

Какими нормативными документами регулируется кассовая дисциплина в 2017 г.

Существуют определенные правила для ведения кассовой дисциплины. Они отражены в ряде документов, среди которых:

1. Указание Банка РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, устанавливающее правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП;
2. Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У, содержащее условия наличных расчетов;
3. Закон РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, устанавливающий правила использования ККТ;
4. Закон РФ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ, или Закон об онлайн-кассах, который значительно изменил правила Закона № 54-ФЗ; основные этапы внедрения этих законов приходятся на 2017-2018 гг.

Последний Закон существенно изменился. Основным отличием стал переход на использование онлайн-касс. Такие кассы передают сведения о наличных и электронных расчетах через оператора фискальных данных в налоговые органы в электронном формате. Сведения поступают в момент расчета.

Произошли некоторые изменения кассовой дисциплины относительно онлайн-касс. Минфин в Письме от 16.06.17 г. № 03-01-15/37692 отметил, что после введения в компании онлайн-кассы вести журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) и оформлять справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) необязательно.

Отметим, кассовая дисциплина с 01.07.2017 г. обязала большую часть компаний перейти на новые онлайн-кассы. За использование старых касс предприятия несут ответственность. За неприменение ККМ на предпринимателя или компанию налагают штраф от 75 % до 100 % суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Также компании или ИП может быть выписан штраф в случае использования контрольно-кассовой техники (ККТ), не отвечающей законодательным требованиям. Сумма штрафа в этом случае - от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Также на основании Указания Банка РФ от 19.06.2017 г. № 4416-У изменилась схема ведения кассовых операций. В данный момент для выдачи подотчетных средств не нужно полностью погашать задолженность по сумме, полученной ранее. Помимо этого, подотчетное лицо может не писать заявление. Оформление выдачи осуществляется на основании распорядительной документации (к примеру, приказа руководства).

Какие особенности имеет кассовая дисциплина для ИП и ООО

Более подробно остановимся на том, что собой представляет кассовая дисциплина ООО и ИП.

1. Особенности у ИП.

Множество бизнесменов не имеют понятия о правильном ведении кассы в соответствии с законодательными нормами. Если предприниматель решает использовать упрощенную дисциплину, то выпускает соответствующий приказ. Без него нельзя отказываться вести кассовые документы в полном объеме.

В соответствии с Указом № 3210-У индивидуальные предприниматели могут:

• отказаться от составления ПКО в ходе приема наличных средств, в качестве подтверждающих документов будут выступать отчетность ККТ, БСО, чеки и т. д.;
• не использовать РКО при передаче финансов: основанием для выдачи зарплаты становится платежная ведомость;
• не пользоваться кассовой книгой (все операции, связанные с деятельностью ИП, включая поступление и выдачу денег, заносятся в книгу учета доходов и расходов (КУДиР); деньги, которые бизнесмен берет из кассы на личные цели, в книге учета доходов и расходов не фиксируются).

Отметим, расход наличных возможен не на все цели индивидуального предпринимателя. К примеру, нельзя их тратить на то, чтобы оплачивать кредиты, проводить операции с ценными бумагами, выдавать займы и т. д. В Указе приведен полный список ограничений. Для подобных расходов лучше пользоваться банковской картой, оформленной на физлицо. Кроме того, необходимое количество средств можно положить на расчетный счет, а затем снять для использования на данные цели.

2. Особенности у ООО.

Изменения в дисциплине позволяет ООО лишь не соблюдать лимиты по остаткам. Во всех остальных вопросах ООО должны следовать правилам, установленным для юрлиц.

Лимитом, или переходящим остатком, называют допустимую максимальную сумму наличных, которую можно оставлять в кассе каждый день по завершении работы компании. Средства свыше нормы лучше сдавать в банк. Исключения составляют лишь выходные, праздничные дни и дни, в которые выдается зарплата, если в это время поступали средства.

Раньше для ООО действовало правило об обязательной фиксации предела остатка по кассе. Если субъект малого бизнеса не определял его, налоговые органы устанавливали лимит в 0 рублей. Все средства по остатку на счете 50, выявляемые свыше нормы в ходе проверок, расценивались как нарушение.

С 01.06.2014 г. всем ООО с численностью персонала не более 100 сотрудников и выручкой не больше 800 млн рублей ежегодно разрешено не утверждать лимит. Действующий предел остатков при этом отменяют. Руководитель составляет специальный приказ, требования к которому отражены в Указе № 3210-У. Если предприятие ведет бухучет, решение отражают в учетной политике. Если компания этого не делает, превышение установленных лимитов расценивают как административное нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. За такое нарушение на предприятие налагают штраф.

Какие документы обязует вести кассовая дисциплина

В соответствии с законодательством РФ все действия, так или иначе связанные с операционной кассой, может проводить только кассир. Также это может быть другой сотрудник предприятия, наделенный соответствующими полномочиями. При отсутствии такого работника в компании этим занимается непосредственно предприниматель.

Если в компании установлен не один, а несколько кассовых аппаратов, определяют старшего кассира. Документы формирует или главный бухгалтер, или иной сотрудник, отвечающий за это. Вести документацию могут и кассир, и администратор, и сам предприниматель. Но для этого требуется определенное соглашение, в соответствии с которым ведение бухучета поручают конкретному работнику.

Для оформления контрольно-кассового аппарата вам понадобятся определенные документы.

1. Приходный кассовый ордер. Его заполняют всегда, при поступлении денег в операционную кассу. Если операции по наличному расчету закрепляют выдачей кассовых чеков или бланками отчетности, создают документ, в котором учитывают всю сумму наличных, поступивших в течение рабочего периода.

2. Расходный кассовый ордер. Документ заполняют после выдачи денег из кассы организации. Если средства компания выдала сотруднику для того, чтобы он купил необходимые для рабочего процесса материалы, то после получения ответственным лицом от него ордера следует удостовериться, что на документе присутствует подпись главбуха или руководителя. Также проверяют паспорт сотрудника.

3. Кассовая книга. При оформлении кассовой книги следует придерживаться формата КО4. В документе отражают все сведения по приходным и расходным кассовым ордерам. По окончании рабочего дня кассир сравнивает информацию в книге со сведениями в кассовой документации, следит за тем, чтобы они совпадали. Далее выводится остаток средств в кассе. Если в течение дня никаких операций с наличными расчетами не проводилось, в книгу не заносят никаких данных. При этом отсутствие информации в ней не является нарушением кассовой дисциплины.

4. Учетная книга. Она нужна, только если в компании работает больше одного кассира. В учетную книгу заносят каждую операцию передачи наличных средств кассиром старшему кассиру и наоборот. При получении денег работники ставят в книге подпись, тем самым подтверждая получение и передачу средств.

5. Расчетно-платежная и платежная ведомость. Составление документа обязательно только при выдаче сотрудникам стипендии, зарплаты, премии и т. д.

Документы можно подавать не только в бумажном, но и в электронном формате. Если выбран бумажный формат, при составлении соблюдают определенные правила. Документ допускается писать от руки или печатать на компьютере. Основное условие - наличие на нем подписи ответственного лица.

Документы в электронном виде составляют на компьютере, однако утверждают их электронной подписью для исключения несанкционированного доступа. Отметим, у книг учета бланков, отчетов и журналов операционного кассира нет ничего общего с кассовыми документами.

Ведение кассовой дисциплины по строгим правилам

Кассовая дисциплина важна для любой организации. Благодаря правильному ведению кассовой документации можно избежать множества ошибок и штрафов. Ниже мы приведем главные требования к формированию кассовых бумаг.

1. Оформление первичных документов.

Все кассовые операции, связанные с приемом, выдачей, хранением финансовых средств, должен проводить кассир, то есть уполномоченное лицо. Если в компании такая должность отсутствует, индивидуальный предприниматель сам вправе заниматься этим или же перекладывать данные функции на бухгалтера, ведущего финансово-хозяйственную деятельность. Так или иначе, назначают ответственного работника. Кассовая дисциплина подразумевает ведение обязательной документации, ранее перечисленной в статье.

2. Установка лимита по остатку в кассе.

Если средства, оставшиеся в кассе по завершении рабочего процесса, превышают лимит, речь идет уже о нарушении кассовой дисциплины. Существует понятие так называемого переходящего остатка (или лимита). Это определенная сумма, которую остаток в кассе по завершении рабочего дня превышать не может. Все средства свыше максимума передают в банк. Превышение переходящего остатка допустимо лишь в тех случаях, если это выходной, праздник, или же в этот день выплачивались заработные платы, премии и начисления.

Установка лимита является обязательным условием. Если организация не делает этого, сумму переходящего остатка автоматически приравнивают к нулю. Соответственно, каждое поступление наличных расценивается как нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., то есть превышение лимита. Из-за подобных действий на всю компанию или предпринимателя налагают штраф - кассовая дисциплина в таких случаях считается нарушенной. В 2014 г. в России было установлено, по какой схеме следует подсчитывать лимит остатка денег в кассе. Ниже приведены два способа, которыми бизнесмены могут пользоваться при расчете.

Вариант 1.

В основе подсчетов лежит сумма всех средств, ранее поступивших в кассу. При вычислении пользуются формулой:

Л=В/П*Нс,

Л здесь является допустимым значением переходящего остатка; В - количеством материальных ресурсов, поступивших в кассы после реализации продукции, проведения работ или оказания услуг в течение подотчетного периода. Если компания создана не так давно и еще не успела ничего заработать, за основу принимают сумму, которую планируется получить в перспективе. П в данном случае - период, выбранный для расчета. Это, к примеру, смена, неделя или календарный месяц. Все определяется тем, в течение какого срока компания получает больше средств. Подотчетным периодом может быть даже один день, однако срок не может превышать трех месяцев. Нс - это отрезок времени, разделяющий день получения средств и день их передачи в банк. Этот период не может длиться дольше недели. Если же банковского учреждения нет на территории населенного пункта, допустим срок в две недели. В этом случае коэффициент равен пяти. Для определения показателя следует учитывать, где расположено предприятие, какая у него организационная структура и специфика деятельности, а также график работы торговой точки.

Вариант 2.

Основа расчетов - сумма, выданная из касс. Таким способом могут пользоваться индивидуальные предприниматели и организации, не получающие средства наличными, но при этом вынужденные время от времени снимать определенную сумму в банке. Предположим, они должны приобретать материалы или оплачивать поставки сырья. В этом случае для расчета переходного остатка применяется формула:

Л=Р/П*Нп,

Л здесь является суммой переходного остатка; Р - суммой средств, выданных компании в течение подотчетного периода. Не учитываются деньги, направленные на выдачу заработной платы, стипендии и иных выплат сотрудникам. Если организация новая и еще не располагает средствами в достаточном количестве, за основу берется сумма, которую бизнесмен намеревается взять в банке. П - это отрезок времени, взятый за основу для анализа отчислений из банка. Этот период не может быть больше трех месяцев. Допустимый минимум при этом не установлен. В идеале за основу берут время, когда компания чаще всего обращалась за средствами в банк.

Нп - это временной отрезок между датами, когда бизнесмен брал средства в банке. Период не может превышать недели. Если же на территории населенного пункта нет банковского учреждения, допускается продление срока до двух недель. Если бизнесмен снимает деньги каждые четыре дня, коэффициент равен четырем.

После того как компания установила допустимый предел переходящего остатка, она заносит эту информацию во внутренний приказ, то есть прописывает рассчитанное значение. Также в документе указывают период, в течение которого лимит будет действительным, к примеру, 2017 г. В законодательстве ничего не сказано об обязательном ежегодном изменении лимита. В связи с этим, если бизнесмен не указывает срока действия приказов, лимит можно применять неограниченное время, и штраф за нарушение кассовой дисциплины на компанию не наложат.

Еще летом 2014 г. малые предприятия освободили от необходимости установок каких-либо лимитов. Но нужно помнить, что малые - это те организации, численность персонала в которых меньше 100, а годовая выручка - менее 800 млн рублей.

Если компания решает перестать использовать лимит, то выпускает соответствующий приказ.

3. Выдача наличных средств подотчетным сотрудникам.

Средства, которые выдают сотрудникам для поездки в командировку, называются подотчетными. Эти деньги предназначены для представительских расходов и хозяйственных нужд. Выплату подотчетных средств подтверждают соответствующие финансовые документы. Они доказывают тот факт, что финансы расходуются по предназначению. В роли таких документов могут выступать накладные, чеки и т. д.

Если сотрудник потратил личные деньги на те или иные цели из-за нехватки подотчетных средств, он пишет соответствующее заявление, на основании которого компания компенсирует ему расходы. Отчитаться об израсходованных деньгах работник должен в течение трех дней с даты окончания срока, на который ему были выданы средства, или с того момента, как он прибыл из командировки.

Очень важно контролировать своевременную подачу отчетности и формирование документов, подтверждающих расход средств. При нарушении сроков предоставления отчетов выданные средства невозможно занести в расходную часть, а значит, и снизить сумму уплачиваемых налогов на их значение. Кроме того, выплата с них НДФЛ и начисление страховых взносов становятся обязательными условиями.

4. Ограничение расчетов с использованием наличных средств.

В соответствии с Указанием 3073-У у экономических субъектов есть право совершения сделок за наличные средства в границах 100 тыс. руб. Установленное ограничение применяется для компаний и бизнесменов, за некоторыми исключениями. Для сделок с физическими лицами (то есть не ИП) не действует предел в 100 тыс. руб. В связи с этим компания может совершать расчеты с физическими лицами наличными в любом размере.

Лимит не учитывают, когда:

• сотрудникам выдают заработную плату и социальные пособия;
• персоналу предоставляют подотчетные средства;
• индивидуальные предприниматели используют наличные на цели, не связанные с бизнесом.

Индивидуальный предприниматель вправе использовать все полученные деньги на собственные цели, взяв их под отчет в полном объеме. Если необходимо потратить средства, он может не направлять всю наличную выручку в банк. У бизнесмена есть возможность забрать все наличные из кассы, но израсходовать их на личные цели.

Юрлица и ИП вправе совершать взаиморасчеты наличными на основании заключенных соглашений. Но существует одно условие - размер денежных средств не должен превышать 100 тыс. руб. Это же требование распространяется на договоры, предусматривающие поэтапные выплаты (к примеру, договоры на аренду, в соответствии с которыми оплата осуществляется каждый месяц). Если в общей сложности сумма оплаты за весь срок аренды более 100 тыс. руб., то остаток, превышающий допустимый предел, передают арендодателю безналом. Нужно контролировать момент, когда сумма вносимых по договору средств достигнет отметки в 100 тыс. руб.

5. Взятие средств из кассы для личных целей.

Следует помнить об ограничениях и возможностях, действующих для любой формы юридической собственности. Например, если речь идет об ООО, брать средства из кассы для личных целей категорически запрещено даже в том случае, если в обществе всего один учредитель. Такое ограничение не касается индивидуальных предпринимателей. Они вправе использовать деньги из кассы так, как считают нужным. Главное - уплата всех налогов и начисление необходимых взносов по страхованию.

Рассказывает практик

Кого назначить ответственным за кассовую дисциплину в компании

Александр Осипов ,

финансовый директор Alaska Originale

В регламенте по обращению с наличными, сформированном в компании, лучше указать ответственных за кассовую дисциплину:

• финансового директора или главного бухгалтера (как правило, они отвечают за общую организацию и контроль кассовой дисциплины);
• директора филиала или подразделения предприятия, расположенного на отдельной территории (этот специалист отвечает за организацию работы локальной кассы, он следит, как она работает, выносит решения по возврату средств розничным покупателям, визирует их заявления, подписывает кассовую документацию и акты возврата денег по кассе (ф. КМ-3));
• специалиста, который контролирует кассовую дисциплину в локальной кассе, функционирование счетчиков кассового аппарата, проверяет сведения в книге кассира-операциониста, пересчитывает и принимает наличные средства из кассового аппарата, проверяет информацию в справке-отчете кассира-операциониста, оформляет сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке предприятия (ф. КМ-7), акты о возврате финансовых средств по кассе (ф. КМ-3), подписывает расходные и приходные кассовые документы от имени главного бухгалтера;
• кассира или кассира-операциониста (он отвечает за проведение кассовых операций, выдачу и прием денег, оформление кассовой документации и кассовых отчетов, подписывает все формы и акты, связанные с работой кассы).

Других специалистов, отвечающих за те или иные процедуры, на предприятиях часто назначают на основании отдельных приказов (к примеру, состава комиссии по инвентаризации, если планируется проверка налоговой кассовой дисциплины).

Как осуществляется контроль кассовой дисциплины

Все сотрудники компании должны четко следовать правилам ведения операций с наличными средствами. Однако контролировать кассовую дисциплину в целом должен главный бухгалтер (если, конечно, наличие такого специалиста предусматривает регламент организации). Если деятельность ведет индивидуальный предприниматель и он является единственным в бизнесе, то сам и отвечает за все.

Некоторые виды контроля за кассовой дисциплиной входят в обязанности государства. В соответствии с нормами п. 1 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 г. № 943-1 проверять кассовую дисциплину должна Федеральная налоговая служба.

В рамках контроля налоговая инспекция планирует узнать:

• имели ли место случаи, когда выручка приходовалась не в полном объеме или же нарушались сроки процедуры;
• превышен ли допустимый лимит расчетов в 100 тыс. руб.;
• превышен ли допустимый уровень переходящего остатка денег в кассе;
• были ли какие-либо операции через ККТ проведены с нарушениями;
• всегда ли выдавались положенные кассовые ордера, не было ли ошибок в их оформлении;
• всегда ли, когда требовалось, в компании пробивали и выдавали кассовые чеки и оформляли в положенных случаях бланки строгой отчетности;
• совпадают ли остатки в кассе со сведениями, отраженными в кассовой документации;
• не предоставляли ли подотчетным лицам крупные суммы на сроки, превышающие допустимые.

Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. № 133н руководитель налоговой службы выступает с инициативой о проведении проверки на предмет соблюдения кассовой дисциплины, издавая соответствующий приказ. В нем обозначают время, в течение которого будет идти проверка налоговой кассовой дисциплины, и ее цели. В ходе контрольного мероприятия сотрудники налоговой службы изучают:

• документацию, оформленную при проведении кассовых операций;
• фискальную отчетность и контрольные ленты ККТ;
• регистрационную и эксплуатационную документацию на ККТ;
• документацию, отражающую информацию о получении БСО, их учете и утилизации;
• регистры учета операций, связанных с бухгалтерской и хозяйственной деятельностью;
• приказы, которые устанавливают лимиты кассовых остатков;
• авансовую отчетность.

Представители налоговой службы вправе проверить не только перечисленную выше документацию и регистры. В соответствии с их требованием инспектируемая организация обязана пояснить и иные моменты, напрямую относящиеся к объекту контроля.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины в 2017 г.

При выявлении ряда нарушений применяется административная ответственность. Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми компаниями и индивидуальными предпринимателями. До 15.07.2016 г. ответственность наступала, если организации:

1. нарушали правила работы с наличностью (превышали лимиты, не выполняли оприходования вырученных средств): штраф за нарушение кассовой дисциплины для должностных лиц составлял 4-5 тыс. руб., для юридических - от 40 до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ);
2. не применяли кассовые аппараты или использовали контрольно-кассовую технику, не отвечающую существующим нормам, не выдавали документ, подтверждающий оплату, что в зависимости от степени нарушения влекло за собой предупреждение или наложение штрафа: для физических лиц он составлял от 1500 до 2000 руб., для должностных лиц - от 3 до 4 тыс. руб., для юридических - от 30 до 40 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Сейчас может применяться административная ответственность за нарушение кассовой дисциплины, совершенное до 15.07.2016 г.

В соответствии с ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ с 2016 г. существенно выросли штрафы за нарушения кассовой дисциплины (в частности, ответственность за неиспользование контрольно-кассовой техники). Неприменение кассовых аппаратов с 15.07.2016 г. грозит:

• штрафом для должностных лиц в размере от 25 до 50 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 10 тыс. руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 30 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Если компания во второй раз нарушает законодательное требование, связанное с применением кассового аппарата, сумма расчетов без использования ККТ равняется (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, за чем следуют:

• дисквалификация должностных лиц на 1-2 года;
• остановка работы индивидуальных предпринимателей и организаций до 90 суток (п. 3 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Меры ответственности за такое нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., как использование ККТ, не соответствующей нормативам, применение ККТ, которое сопровождается нарушениями установленных законодательных норм и условий ее регистрации и применения до 01.02.2017 г., не изменились (п. 15 ст. 7 ФЗ № 290-ФЗ). Но с 01.02.2017 г. за эти нарушения, а также нарушения порядка, сроков и условий перерегистрации ККТ действуют следующие меры ответственности:

• предупреждение или штраф за нарушение кассовой дисциплины на сумму от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц;
• предупреждение или штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. для юрлиц (ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, п. 15 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

По ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ компании могут быть привлечены к ответственности и за иные нарушения при использовании контрольно-кассового аппарата. К примеру:

• если не направляют покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронном формате или если не передают эти документы на бумаге по требованию клиента;
• отвечать за нарушения также обязаны фискальные операторы, изготовители ККТ и экспертные организации.

Существует срок давности нарушения кассовой дисциплины. Так, с момента нарушения привлечь виновных к административной ответственности можно лишь в течение 2 месяцев (п. 1 ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Не исключено, что в 2017 г. многие разовые нарушения кассовой дисциплины останутся ненаказанным. Но нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. способно стать причиной для особенно тщательного наблюдения за налогоплательщиком и поводом для досрочной выездной проверки. Представители налоговой службы однозначно заинтересуются, если выручка будет оприходована не в полной мере и несвоевременно, а также если выявятся несоответствия между документальными и фактическими остатками денег в кассе.

Если была выдана подотчетная сумма финансовых средств в крупном размере на необоснованно длительный период, к ней могут доначислить НДФЛ (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 г. № 14376/12).

2.5. Группа 500 "Поступление финансовых активов"

2.6. Группа 600 "Выбытие финансовых активов"

2.7. Группа 700 "Увеличение обязательств"

2.8. Группа 800 "Уменьшение обязательств"

3. Составление годовой бюджетной отчетности

3.1. Общие требования к составлению отчетности

3.2. Представление бюджетной отчетности

3.2.1. Заполнение отдельных отчетных форм

3.2.2. Согласование показателей отчетных форм

4. Сметы доходов и расходов

4.1. Бюджетная смета

4.2. Внебюджетная смета

4.2.1. Общие положения о составлении внебюджетной сметы

4.2.2. Представление внебюджетной сметы в офк

4.3. Смета по средствам, поступающим в доход бюджета

4.4. Составление смет в учреждениях

4.5. Составление внебюджетной сметы в учреждениях культуры

5. Основные изменения в бюджетном учете

5.1. Общие положения

5.2. Нефинансовые активы

Вопрос 2: исходя из какой стоимости (балансовой или остаточной) следует определять годовую сумму амортизационных отчислений?

5.3. Финансовые активы

5.4. Обязательства

5.5. Санкционирование расходов бюджетов

5.6. Централизованные поставки

5.7. Забалансовый учет

5.8. Общие положения по переносу остатков

6. Централизованное снабжение материальными ценностями

6.1. Отражение операций

6.2. Отражение операций в учете грузополучателя

6.3. Отражение операций по отправке возвратной тары

6.4. Особенности учета материальных ценностей

6.5. Особенности централизованного снабжения

7. Санкционирование расходов бюджетов

7.1. Порядок доведения бюджетных ассигнований

7.1.1. Правила доведения (изменения) бюджетных данных

7.1.2. Требования к бюджетным данным

7.1.3. Детализация бюджетных данных

7.1.4. Детализация бюджетных данных

7.1.5. Контроль со стороны Федерального казначейства

7.1.6. Временные бюджетные данные

7.1.7. Отзыв бюджетных данных

7.1.8. Дополнительное бюджетное финансирование

7.1.9. Порядок сокращения лимитов бюджетных обязательств

7.2. Порядок учета бюджетных обязательств

7.2.1. Учет бюджетных обязательств

7.2.2. Порядок учета бюджетных обязательств

7.2.3. Представление информации о бюджетных обязательствах

7.3. Порядок санкционирования оплаты денежных обязательств

7.4. Бюджетный учет санкционирования расходов

7.4.1. Учет лимитов бюджетных обязательств

7.4.2. Бюджетные ассигнования

7.4.3. Корреспонденция счетов по доведению, детализации

7.4.4. Принятые обязательства

7.4.5. Перенос остатков по счетам санкционирования расходов

7.5. Санкционирование расходов за счет средств

7.5.1. Сметные назначения по приносящей доход деятельности

7.5.2. Принятие обязательств

8. Администрирование поступлений в бюджет

8.1. Порядок администрирования доходов бюджета

8.2. Бюджетный учет операций по администрированию доходов

9. Основные средства

9.1. Объекты учета

9.2. Поступление основных средств

9.3. Списание (выбытие) основных средств

9.4. Амортизация основных средств

9.5. Переход на новые положения

9.5.1. Основные средства стоимостью от 1000 до 3000 рублей

9.5.2. Основные средства стоимостью

9.5.3. Операции по списанию основных средств

9.5.4. Перевод остатков в части амортизации,

9.6. Библиотечный фонд

9.6.1. Переходные положения по начислению амортизации

9.6.2. Срок полезного пользования объектами

9.7. Периодическая литература

9.8. Излишки основных средств

9.9. Учет музыкальных инструментов

9.10. Учет сценическо-постановочных средств

9.11. Учет спортивного инвентаря

9.11.1. Приобретение спортивного инвентаря

9.11.2. Получение спортивного инвентаря

9.12. Учет специальных (военных) средств

9.13. Учет наградного оружия

10. Нематериальные активы

10.1. Объекты учета

10.2. Исключительное право на результат

10.2.1. Договор об отчуждении исключительного права

10.2.2. Лицензионный договор

10.3. Создание нематериального актива собственными силами

10.4. Принятие к учету нематериального актива,

10.5. Амортизация нематериальных активов

10.6. Переход на новые положения по амортизации

10.6.1. Нематериальные активы стоимостью

10.6.2. Нематериальные активы стоимостью

11. Непроизведенные активы

11.1. Поступление непроизведенных активов

11.2. Выбытие непроизведенных активов

11.3. Непроизведенные активы имущества казны

12. Материальные запасы

12.1. Виды материальных запасов

12.2. Учет спецоборудования для выполнения ниокр

12.2.1. Спецоборудование для выполнения ниокр

12.2.2. Спецоборудование для выполнения ниокр

12.3. Учет спортивной экипировки

13. Учет имущества казны

13.1. Состав имущества казны

13.2. Порядок амортизации имущества казны

13.3. Перенос остатков

13.4. Поступление и выбытие имущества казны

13.5. Существует ли особый порядок проведения

13.6. Признается ли объектом обложения налогом

13.7. Сдача имущества казны в аренду

13.8. Дивиденды по акциям, находящимся в собственности

13.9. Ндс с реализации имущества казны

13.10. Земельный налог и имущество казны

14. Лицевые счета бюджетных учреждений

14.1. Виды новых лицевых счетов

14.2. Порядок открытия лицевого счета

14.3. Порядок ведения лицевых счетов

14.3.1. Лицевой счет главного распорядителя

14.3.2. Лицевой счет получателя бюджетных средств

15. Денежные средства учреждения

15.1. Общие положения

15.2. Обеспечение наличными деньгами бюджетных учреждений

15.2.1. Кассовое обслуживание исполнения бюджетов

15.2.2. Получение наличных денежных средств

15.2.3. Внесение наличных денежных средств на лицевой счет

15.2.4. Обеспечение наличными деньгами

15.3. Применение ккт при осуществлении

15.4. Правомерность применения Квитанции (ф. 0504510)

15.5. Учет денежных документов

15.6. Основные нарушения порядка ведения кассовых операций

16. Финансовые вложения

16.1. Депозиты и иные финансовые активы

16.2. Акции и иные формы участия в капитале

16.3. Облигации, векселя

16.4. Вложения в финансовые активы

16.5. Передача права пользования рид по лицензионному

17. Учет активов и обязательств за балансом

17.1. Общие положения забалансового учета

17.2. Счет 01 "Основные средства в пользовании"

17.3. Счет 02 "Материальные ценности,

17.4. Счет 03 "Бланки строгой отчетности"

17.4.1. Общие положения об учете бсо

17.4.2. Новые формы театральных и кинобилетов

17.5. Счет 04 "Списанная задолженность

17.6. Счет 05 "Материальные ценности, оплаченные

17.7. Счет 06 "Задолженность учащихся и студентов

17.8. Счет 07 "Переходящие награды, призы,

17.9. Счет 08 "Путевки неоплаченные"

17.10. Счет 09 "Запасные части к транспортным средствам,

17.11. Счет 10 "Обеспечение исполнения обязательств"

17.12. Счет 11 "Государственные и муниципальные гарантии"

17.13. Счет 12 "Спецоборудование для выполнения

17.14. Счет 13 "Экспериментальные устройства"

17.15. Счет 14 "Расчетные документы, ожидающие исполнения"

17.16. Счет 15 "Расчетные документы, не оплаченные

17.17. Счет 16 "Переплаты пенсий и пособий вследствие

17.18. Счет 17 "Поступления денежных средств

17.19. Счет 18 "Выбытия денежных средств

17.20. Счет 19 "Невыясненные поступления

17.21. Счет 20 "Списанная задолженность,

17.22. Счет 22 "Материальные ценности, полученные

17.23. Счет 23 "Периодические издания для пользования"

18. Оплата труда и социальное страхование

18.1. Новые системы оплаты труда

18.2. Новые системы оплаты труда

18.3. Новые системы оплаты труда в учреждениях культуры

18.4. Новые системы оплаты труда в учреждениях спорта

18.5. Оплата труда сотрудников милиции

18.6. Порядок отражения операций по начислению

18.7. Пособия по государственному социальному страхованию

18.7.1. Пособие по временной нетрудоспособности,

18.7.2. Пособие в связи с трудовым

18.7.3. Государственные пособия гражданам, имеющим детей

18.7.4. Социальное пособие на погребение

18.7.5. Учет пособий, выплачиваемых за счет средств фсс

19. Приносящая доход деятельность бюджетных учреждений

19.1. Законодательство о приносящей доход

19.2. Порядок осуществления операций

19.2.1. Порядок оформления Генеральных разрешений

19.2.2. Порядок оформления Разрешений

19.3. Платежи в рамках приносящей доход деятельности

19.4. Отражение операций по приносящей доход

19.5. Распределение расходов между бюджетной и приносящей

20. Сдача государственного и муниципального

20.1. Заключение договора аренды недвижимого имущества

20.2. Экспертная оценка последствий

20.3. Стартовый размер арендной платы

20.4. Налог на прибыль с доходов

20.5. Отражение операций по сдаче имущества

20.6. Учет коммунальных платежей

21. Учет грантов

21.1. Заключение договоров с победителями конкурса

21.2. Налог на прибыль

21.3. Бухгалтерский учет грантов

22. Реорганизация бюджетного учреждения

22.1. Общие положения

22.2. Трудовые отношения с работниками

22.3. Уплата налогов при реорганизации учреждения

22.4. Заключительная отчетность

23. Создание бюджетными учреждениями коммерческих обществ

23.1. Уведомительный и разрешительный порядок

23.2. Основной вид деятельности дочерних обществ

23.3. Соучредители внедренческого общества

23.4. Льготы для внедренческих обществ

23.5. Рекомендации по применению

23.6. Вопросы, которые необходимо решить...

24. Основные изменения в главе 21 нк рф

24.1. Налог на добавленную стоимость с авансов

24.2. Ввоз технологического оборудования

24.3. Выполнение смр для собственного потребления

24.4. Расчеты неденежными средствами

24.5. Реализация государственного

24.6. Принятие решения по итогам камеральной проверки

24.7. Электронные счета-фактуры

25. Основные изменения в главе 25 нк рф

25.1. Порядок начисления амортизации

25.1.1. Линейный метод

25.1.2. Нелинейный метод

25.1.3. Плюсы и минусы "нового" нелинейного метода

25.1.4. С линейного метода на нелинейный и обратно

25.2. Амортизационная премия

25.3. Неотделимые улучшения объектов ос,

25.4. Повышающие и понижающие коэффициенты

25.5. Расходы на обучение

25.6. Суточные и полевое довольствие

25.7. Расходы на ниокр с коэффициентом 1,5

25.8. Программы для эвм стоимостью

25.9. Расходы на дмс

25.10. Компенсация затрат работников на жилье

25.11. Основные изменения в главе 25 нк рф с 2010 года

26. Единый социальный налог - 2009

26.1. Единый социальный налог в 2009 году

26.2. Страховые взносы с 2010 года

26.2.1. Новые законы и изменения

26.2.2. Что ждет спецрежимников в 2010 году?

26.2.3. Новшества Федерального закона n 212-фз

27. Основные изменения в гл. 23 нк рф

27.1. Доходы, не подлежащие налогообложению

27.2. Стандартные налоговые вычеты

27.3. Социальные налоговые вычеты

27.4. Имущественные налоговые вычеты

28. Налог на имущество организаций

28.1. Общие положения

28.2. Определение налоговой базы

28.3. Расчет налога на имущество

29. Система налогообложения в виде единого налога

29.1. Ветеринарные услуги

29.2. Деятельность аптек

29.3. Деятельность по предоставлению спортинвентаря,

29.4. О представлении налоговой декларации

30. Ревизии и проверки в 2009 году

30.1. Ведомственный контроль

30.2. Осуществление налогового контроля

30.3. Проведение контрольных мероприятий пожарной

15.6. Основные нарушения порядка ведения кассовых операций

На основании п. 105 Инструкции N 148н бюджетные учреждения должны осуществлять кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, поэтому их проверка - обязательный компонент всех программ ревизий и проверок бюджетных учреждений.

Цель проверки: выявить нарушения и злоупотребления в учете наличных денежных средств бюджетного учреждения, проконтролировать соблюдение требований законодательных и нормативных документов, регламентирующих совершение кассовых операций, их ведение и составление отчетности.

При проверке учета кассовых операций ревизоры руководствуются следующими нормативно-правовыми документами:

Инструкцией N 148н;

Указаниями о порядке применения бюджетной классификации;

Законом о ККТ;

Порядком ведения кассовых операций;

Положением об организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (от 05.01.1998 N 14-П), утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 19.12.1997 N 47 (далее - Положение ЦБ РФ N 14-П);

Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации от 24.04.2008 N 318-П.

Кроме перечисленных выше актов, используются документы, подтверждающие совершение кассовых операций:

Приходные и расходные кассовые ордера;

Кассовая книга, отчеты кассира;

Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, выданных доверенностей, депонированных сумм;

Платежные (расчетно-платежные) ведомости и др.

Контрольные процедуры осуществляются путем фактической проверки, обследования, наблюдения, анализа. Ниже приведены основные нарушения, выявляемые в ходе проверки.

Недостача или излишек денежных средств в кассе. Хранение в кассе учреждения наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению, запрещено (п. 30 Порядка ведения кассовых операций). Поэтому наличие как излишков, так и недостач при обращении с наличными денежными средствами не допускается. В случае их выявления после фактического снятия остатков ревизор затребует письменное объяснение у кассира о причинах их возникновения. При выявлении недостач в особо крупных размерах будет поставлен вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки с последующим сообщением в правоохранительные органы.

Несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств. В соответствии с п. 19 Порядка ведения кассовых операций прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. В случае обнаружения отклонений в датах между получением наличности в кредитной организации и оприходованием их в кассу в акте ревизии будет отмечено нарушение. По этому факту кассир учреждения, главный бухгалтер организации и руководитель должны будут представить объяснение. Обратите внимание, что ответственность в данном случае возлагается на всех перечисленных лиц без исключения (п. 39 Порядка ведения кассовых операций). В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических - от 40 000 до 50 000 руб.

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг без применения ККТ. В соответствии с п. 1 ст. 2 Закона о ККТ организации, в том числе и бюджетные учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт, в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр контрольно-кассовой техники (ККТ).

Неприменение ККТ разрешено только в случае оказании услуг населению с последующей выдачей бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам. Таким бланком строгой отчетности для бюджетных учреждений является Квитанция (ф. 0504510), утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н. Для определения перечня услуг, оказываемых населению, необходимо руководствоваться Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), принятым Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163.

Отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований. Согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций прием в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств должен производиться по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001). Приходный кассовый ордер оформляется при поступлении наличных денежных средств как при ручном, так и при автоматизированном способах ведения учета. Он выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме 0310003, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денежных средств из кассы учреждения осуществляется по Расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), а в случае выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, которые определены приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий по унифицированной форме 0504046, утвержденной Приказом Минфина России N 123н. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или лицами, на это уполномоченными. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

В отличие от денежных средств, выдаваемых на приобретение ГСМ или иных материальных ценностей, выдача заработной платы, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, премий, стипендий из кассы производится не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения или лиц, на это уполномоченных.

Приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам документы согласно п. 20 Порядка ведения кассовых операций погашаются штампом "Оплачено" и до передачи их в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров должна осуществляться раздельно и не должна иметь пропусков. При невыполнении вышеперечисленных требований в акте ревизии будет отмечено несоблюдение Порядка ведения кассовых операций.

Наличие исправлений в кассовых ордерах. В соответствии с п. 19 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Ведение неустановленного количества кассовых книг. В соответствии с п. 23 Порядка ведения кассовых операций каждое предприятие, организация, учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

В ходе проверок встречаются случаи, когда учреждения заводят в своем учете три кассовых книги: по бюджету, средствам, полученным от приносящей доход деятельности, и денежным документам. Данные действия рассматриваются как нарушение п. 23 Порядка ведения кассовых операций. Обращаем внимание читателей, что в утвержденной форме 0504514 Кассовой книги предусмотрено отражение поступления наличных денег как по бюджетным, внебюджетным средствам, так и по денежным документам. Учет операций с последними ведется на отдельных ее листах. Учет по видам денежных документов ведется в Карточке учета средств и расчетов по форме 0504051, утвержденной Приказом Минфина России N 123н (п. 108 Инструкции N 148н).

Наличие подчисток и неоговоренных исправлений в кассовой книге. В соответствии с п. 23 Порядка ведения кассовых операций данные действия расцениваются как нарушение. В отличие от приходных и расходных кассовых документов в кассовую книгу могут вноситься исправления только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений.

Несвоевременное внесение записей в кассовую книгу. Согласно п. 24 Порядка ведения кассовых операций записи в кассовую книгу должны быть внесены кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир должен подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе на следующее число и передать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Превышение установленного банком кассового лимита. На основании п. п. 5, 6 Порядка ведения кассовых операций денежные средства могут храниться в кассе учреждения в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с руководителями учреждений. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Наличные денежные средства, превышающие установленный лимит остатка денежных средств, должны сдаваться в банк.

Обратите внимание: превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа на должностных лиц учреждения - в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

В соответствии с п. 2.5 Положения ЦБ РФ N 14-П лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами Федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства в установленном порядке.

Если учреждение не представило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная бюджетным учреждением в банк денежная наличность - сверхлимитной. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота учреждения с учетом особенностей режима его деятельности, Порядка ведения кассовых операций и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Бюджетные учреждения имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий. В указанных случаях превышение лимита кассы разрешается, но не свыше трех рабочих дней (для учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка ведения кассовых операций).

Отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности. В соответствии с п. 32 Порядка ведения кассовых операций при приеме кассира на работу должен быть издан приказ, затем данного работника обязаны ознакомить с Порядком ведения кассовых операций под роспись, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности работников несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п. п. 33, 34 Порядка ведения кассовых операций).

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другое) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера учреждения или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем бюджетной организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (п. 35 Порядка ведения кассовых операций).

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности представлена в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества". Договор должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых хранится в кадровой службе учреждения или в бухгалтерии. Отсутствие в учреждении договоров о материальной ответственности, заключенных с кассиром, свидетельствует о халатности руководства и отсутствии действий, направленных на сохранность наличных денежных средств.

Несоблюдение требований по технической укрепленности помещений кассы. Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций. Согласно этому документу руководитель учреждения обязан обеспечить следующие условия хранения наличных денежных средств в кассе:

Помещение кассы должно быть изолированным;

Кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);

Касса должна закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

Необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;

Обязательно наличие сейфа или металлического шкафа для хранения денег, в обязательном порядке прочно прикрепленного к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

Наличие огнетушителей;

При больших поступлениях наличных денежных средств - наличие специального оборудования для проверки подлинности денежных купюр.

Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы учреждения, оборудованного техническими средствами, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже.

В целях сохранности денежных средств все наличные деньги и ценные бумаги в учреждениях должны храниться в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи хранятся в металлических шкафах, а печати - у кассиров. Запрещается оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителей учреждений. Проверка дубликатов должна проводиться не реже раза в квартал комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Результаты проверки фиксируются в акте. Отсутствие вышеприведенных требований рассматривается как нарушение Порядка ведения кассовых операций, о чем ревизором будет сделана соответствующая запись в акте проверки.

Отсутствие внутреннего контроля за наличными денежными средствами в учреждении. Действенной мерой контроля работы кассира является инвентаризация. Она бывает плановая и внеплановая. Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, установлены п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете. Кроме того, в соответствии с п. 37 Порядка ведения кассовых операций в учреждении в сроки, установленные руководителем, должна проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Заметим, что отсутствие внутреннего контроля в учреждении способствует возникновению недостач и хищений в кассе.

Расходование денежных средств на цели, не соответствующие их получению. Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, должны расходоваться на цели, указанные в чеке. Чековые книжки выдаются бюджетному учреждению органами Федерального казначейства бесплатно по его заявлению в порядке, установленном в 2009 г. Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. В соответствии с ними бюджетное учреждение накануне дня получения наличных денежных средств представляет в ОФК:

Заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802);

Денежный чек.

При заполнении Заявки на получение наличных денежных средств в графе 5 разд. 2 указывается назначение платежа в соответствии с документом - основанием возникновения денежного обязательства и в графе 3 - код бюджетной классификации, в соответствии с которым должна быть осуществлена выплата (п. 9.2 Приказа Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н). На основании кассовой заявки заполняется денежный чек на получение наличных денежных средств, в котором указываются цели их получения (например, на выплату заработной платы, на командировочные, на хозяйственные нужды).

Обратите внимание: приход в кассу и выдача из нее должны соответствовать целям получения наличных денежных средств с лицевого счета в ОФК, в противном случае действия администрации бюджетного учреждения ведут к нецелевому расходованию бюджетных средств.

В соответствии со ст. 15.14 КоАП РФ за нецелевое использование бюджетных средств бюджетополучателями предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Несоблюдение лимита расчетов наличными денежными средствами. При осуществлении расчетов наличными денежными средствами следует соблюдать лимит их предельного размера. В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У).

За превышение этой суммы предусмотрена административная ответственность как должностных, так и юридических лиц в размерах, установленных ст. 15.1 КоАП РФ: для должностных лиц - в размере от 4 000 до 5 000 руб., для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Выдача денежных средств, не подтвержденная распиской получателя. В соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций выдача денежных средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход учреждения.

Выдача денежных средств лицу без документа, удостоверяющего личность, или без доверенности. Пункт 15 Порядка ведения кассовых операций обязывает кассира выдавать денежные средства по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу на основании документально подтвержденных сведений, удостоверяющих личность получателя, которые отражаются в расходном ордере. Если заменяющий его документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

В соответствии с п. 16 Порядка ведения кассовых операций выдача денег лицам, не значащимся в штатном расписании бюджетного учреждения, также производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Кассовый аппарат в любой организации контролирует всю денежную наличность, которая проходит через кассовый счет. Ведение кассы в любой организации должно быть строго регламентировано и полностью соответствовать Положению о порядке ведения кассовых операций. Это Положение было утверждено Центральным Банком РФ.

Что такое кассовые операции

Под основными кассовыми операциями принято понимать прием, хранение, выдачу и пересчет денежной наличности. Также к кассовым операциям относится ведение, заполнение, прием и выдача всех необходимых документов, которые сопровождают все денежные операции. Иными словами, любое перемещение наличности должно быть в обязательном порядке отражено соответствующей кассовой операцией.

К ведению кассовых операций можно привлечь только лиц, ответственных за непосредственное проведение операций, а также сохранность средств. В противном случае, человек просто не сможет понести ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций, даже в случае допущения ошибки или преднамеренного действия со злым умыслом. Если человек не уполномочен вести кассовые операции, тем не менее, он вполне может производить оплату по безналичному расчету.

Некоторые общие нововведения

Порядок ведения кассовых операций может законодательно меняться. Например, до 2012 года обязанностей вести кассовую книгу у ИП не было, а с недавнего времени это требование к ним стало применяться, однако вести бухгалтерский учет они при этом не были обязаны. С июня 2014 года прежнее Положение от 12 октября 2011 года №373-П утратило силу, и в действие вступило Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года. Этот документ прошел необходимую регистрацию в Минюсте, а потому его действие сегодня является единственно верным.

Нововведение 1. Если раньше ИП и субъекты малого бизнеса обязаны были следить за наличностью в кассе и не превышать определенный лимит, то сегодня такой лимит для них упразднен. Он остался обязательным только для тех организаций, которые не относятся к малому бизнесу.

Нововведение 2. Если ранее предприятия, не имевшие наличной выручки, лимит кассы устанавливали самостоятельно только по фактическим наличным расходам, то сегодня это жесткое правило отменено. Предприятия стали более свободны в выборе лимита, и они могут изменять его в выгодную для себя сторону. Налоговая инспекция в данном случае выступает лишь как наблюдатель, но напрямую помешать или как-то повлиять на установление лимита она сейчас не может. Инспектора могут лишь контролировать, соблюдается или нет, этот кассовый лимит. Вместе с тем, руководителям организаций хочется дать совет, который позволит избежать возникновения конфликтов и споров с налоговыми инспекторами. Необходимо своевременно создать внутренний приказ со ссылкой на Указание Центробанка №3210-У, который будет гласить, что с 1 июня 2014 года устанавливается новый порядок установления лимита. С данным приказом должны под роспись ознакомиться все кассиры и лица, имеющие доступ к работе кассового аппарата. Такие приказы необходимо иметь не только в головном офисе предприятия, но и во всех его структурных подразделениях, если таковые имеются.

Нововведения для малых организаций и ИП

1. В целом, ИП теперь освобождаются от обязанности ведения кассовой книги, а также выдачи приходных и расходных ордеров, которые также являются бланками строгой отчетности. Это правило не распространяется на некоторые ИП, работа которых осуществляется в специальном режиме налогообложения, что указывается в законодательстве.
2. Раньше кассиры или непосредственно индивидуальный предприниматель были обязаны вести реестр депонированных сумм, то есть при выдаче наличности в последний день в такой реестр заносились все суммы, которые по некоторым причинам не были выданы лицам, для кого они, собственно, и предназначались. Теперь же кассир просто напротив фамилии лица, не получившего зарплату, просто пишет «депонировано» и скрепляет запись печатью организации. В конце ведомости кассир пишет ту сумму, которая была им выдана, и сумму, которая была депонирована, и подписывает свою запись. На малых предприятиях порядок почти такой же, с той лишь разницей, что кассир подает ведомость на подпись главному бухгалтеру или руководителю предприятия.
3. Еще одно послабление для всех ИП и малых предприятий. В те дни, когда в организации не проводилось расчетов с наличностью, кассовая книга может не пополняться новыми записями вообще. Иными словами, ведение кассовой книги в эти дни необязательно.
4. Сейчас кассиры при необходимости могут вносить изменения в кассовые документы, причем не только в расходные и приходные ордера. Так, теперь можно зачеркнуть сумму в кассовой книге или любую другую запись, а рядом внести новую, правильную и скрепить все это подписью. Необходима расшифровка сделанного изменения, то есть нужно указать причину такого исправления.

Нарушение кассовых операций

Между тем, кассовые операции до сих пор остаются полными нарушений, которые выявляются в ходе их проверки. Самые распространенные нарушения кассовых операций:

• выплаты подотчетным лицам на основании необходимых документов, которые подтверждают расходы, без оформления соответствующих авансовых отчетов;
• отсутствие первичных кассовых документов;
• оформление кассовых документов с нарушением требований;
• неполное оприходование денежной выручки, которое может заключаться даже в обычном оставлении кассиром денег «на размен»;
• накопление в кассе наличности сверх установленной нормы;
• арифметические ошибки при подсчетах остатков и оборотов в учетных регистрах, обычно – при ручном ведении учета.

Ответственность за нарушение кассовых операций регулируется КОАП. Например, ст.15 п.1 – нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет за собой наложение на ответственных лиц административного штрафа в сумме от 4000 до 5000 рублей, а на юридических лиц – от 40000 до 50000 рублей. Иными словами, за одно и то же правонарушение, например, за нарушение лимита расчетов наличностью, оштрафованы могут быть и кассир, и руководитель организации, но сумма штрафа последнего будет несоизмеримо выше. Про ИП в законе прямо ничего не сказано, но поскольку предприниматели несут ответственность как должностные лица, то они также могут подвергнуться штрафу от 4000 до 5000 рублей.

Контроль за соблюдением кассовых операций

Кассовые нарушения могут выявить банки, что чаще всего, а также налоговые инспектора. Законодательство не дает четкого ответа на то, кто из них может штрафовать, а кто – всего лишь уполномочен контролировать и просто проверять. Некоторые судьи выносят решения, по которым штраф организации может быть выписан только по тому факту нарушений, что был выявлен банком. Другие судьи считают, что в случае возникновения такой операции налоговые инспекторы имеют право приехать в организацию с выездной проверкой, где могут быть выявлены и иные нарушения.

Вообще, обслуживающие данную организацию банки проверяют соблюдение работы с наличностью как минимум раз в два года, в полном соответствии с п.2.14 Положения Банка России от 05.01.1998 №14-П.

Если со дня административного нарушения прошло более двух месяцев, то постановление по его делу уже не может быть вынесено, за некоторыми исключениями, что указано в ст.4.5 КОАП РФ.

Длящееся правонарушение

Срок ответственности за длящееся правонарушение исчисляется с даты его обнаружения, а не с фактической даты совершения. Здесь можно остановиться и поподробнее рассмотреть и изучить длящееся правонарушение. КОАП не дает четких терминов на этот счет, однако налоговые инспектора все же применяют такое понятие, что указано в Письме ФНС России от 26.01.2005 №22-3-11/073 «О применении ККТ».

Верховный суд в Постановлении от 24.03.2005 №5 п.14 также разъяснил, что длящимися правонарушениями можно считать такие действия или бездействия, которые выражаются в непрекращающемся длительном ненадлежащем выполнении или невыполнении обязанностей, возложенных на нарушителя. Суды все же часто подтверждают, что нарушение остатка лимита в кассе не является длящимся правонарушением, а потому при превышении сроков привлечения к административной ответственности даже «штрафное» постановление суда полностью отменяют. Если же налоговик пытается навязать штраф на руководителя или кассира по истечении этого срока, то такое взыскание можно оспорить в судебном порядке.

Неоприходование выручки также не является длящимся правонарушением, а потому срок давности исчисляется со дня получения соответствующей наличности и неоприходования ее в кассу. Свою позицию по этому вопросу озвучил ВАС в Определении от 26.06.2008 №5196/08. В Постановлении Президиума ВАС РФ от 07.10.2008 также подтверждена такая позиция суда.

Превышение предельного расчета наличными средствами

Это очень интересный случай, поскольку в этой операции участвуют два контрагента – поставщик и покупатель. Все разъясняет Письмо ЦБ РФ 24.11.1994 №14-4/308, где указывается, что порядок применения штрафных мер применяется к лицу, производящему платеж, иными словами – к продавцу, причем только в одностороннем порядке. Некоторые считают, что этот документ сегодня крайне редко используется в качестве выяснения виновной стороны, ввиду даты документа, как думают некоторые, утраты его силы. На самом деле это не так. Позиция закона не изменилась, что постоянно подтверждается арбитражной практикой, а потому лицо, не совершающее такой платеж, не признается субъектом административной ответственности.

Продажа товаров без ККТ

Выполнение любых работ, продажа товаров или услуг должна осуществляться в установленных законом случаях с применением кассового аппарата. При нарушении согласно п.14.5 КОАП РФ могут быть наложены штрафы: на граждан (1500-2000 руб.), на юридических лиц (30000-40000 руб.), на должностных лиц (3000-4000 руб.).

Согласно Постановлению ВАС РФ от 31.03.2003 №16, где было разъяснено понятие неприменение кассовой техники, было в том числе указано, что лица, которые могут работать без применения ККМ с обязательным использованием бланков строгой отчетности, должны в обязательном порядке контролировать наличность таким способом, а иначе к ним будут применены меры ответственности за нарушение – осуществление наличных денежных расчетов без кассового аппарата. Кроме того, даже если такое правонарушение совершил сотрудник, то юридическое лицо все равно будет оштрафовано, поскольку фактическое неучастие в этом правонарушении не освобождает его от ответственности. Кстати, причиненный ущерб руководитель организации может требовать с сотрудника, который принес ему этот ущерб.

Видео

Когда можно работать без применения кассового аппарата:

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .